OJT研修の意味や目的は
効果を高める進め方のコツ
各企業とも新入社員が会社に慣れ、業務を覚えられるようにさまざまな研修を用意しています。その中でもひんぱんに行われるのがOJTです。
OJTは実地的なことを修得させるのに適した研修と言えますが、そのメリット、デメリットを正しく理解していないと、なかなか効果は表れません。
そこで、OJTの特徴や実施する際に注意したい点などについて解説します。また、最後に研修をより効果的に行うためのサポートサービスについても紹介します。
1.OJT研修とは
OJT研修の概要や目的、実施に適したタイミングや期間、注意点について紹介します。OJTは研修を行う側にとってもメリットがありますが、注意点に気付かないまま行うと逆にデメリットになることもあるので、実施方法についてもよく検討してから始めることをおすすめします。
OJTとは？OFF-JTとの違い
OJTとはOn the Job Trainingの頭文字をとったもので、職場内訓練などと訳される人材育成法です。多くは先輩や上司がトレーナーとなり、業務中は共に行動しながら指導をしていきます。新入社員（育成対象者）はトレーナーにフォローしてもらいながら実際の業務を体験することで、仕事を覚えていきます。
一方、企業ではOJT以外にOFF-JT研修もひんぱんに行います。OFF-JTはOFF-the-Job Trainingの略で、集合訓練や座学などの研修のことです。職場から離れ会議室や研修センターなどで行われます。
職場の中で行われるのがOJT、職場の外で行われるのがOFF-JTとなります。
OJT研修の目的
OJT研修の目的は、実務を通じた社員の育成にあります。実践的なことを身につけさせ、即戦力として活躍できる人材を育てることを目的とします。
OJTはトレーナーと1対1で行うことが多く、質問や指導を通じて先輩と後輩、上司と部下の円滑な関係を築きやすく、職場の人間関係が構築されることも期待されます。
また、トレーナーも、指導・育成を行うことで、改めて自分の業務の進め方や、仕事内容を見直すことができます。トレーナーに選ばれるのは社歴が3～5年程度の人が多いようですが、育成対象者を指導する中で育成の方法を学び、やがてリーダー、管理職になる際の準備にもつなげることができます。組織としても先輩から後輩へと業務に関するノウハウが受け継がれていくことでナレッジ蓄積にもつながります。
育成対象者がいち早く業務と職場に慣れエンゲージメントを高めると共に、先輩社員の成長を促し、ノウハウの継承を実現することがOJT研修の目的・効果となります。
OJT期間の目安
OJTを行う期間は企業によってまちまちです。業務の種類や難易度によって1週間程度の場合もあれば1年間かけることもあります。業務内容によっては短期間でも良いと判断することもありますが、短すぎると十分な知識の共有化ができず、新入社員のミスやモチベーションの低下につながりやすくなります。どこまでの習熟が必要か、目的をはっきりとさせてから、OJTの期間を検討するのがおすすめです。
また、育成対象者の成長の度合いを見ながら柔軟に期間を設定している場合もあります。期間を明確には設けず振り返りの作業をしながら習熟度に合わせ、少しずつ一人で行える業務を増やし、やがて無理なく独り立ちができるように促していきます。
OJT研修で注意したいこと
OJTについてはいくつかのデメリットもあります。まず、トレーナーとなる上司や先輩にとっては、自身の本来の業務時間が削られてしまうという点が挙げられます。育成対象者への指導・育成に時間をとられているうちに、どうしても本来の業務の進みが遅くなってしまうのです。
また、トレーナーは育成のプロではないため、育成対象者の習熟度にばらつきが出やすいという点があります。さらに、トレーナーが本来の仕事をしている間に、育成対象者が置き去りになってしまうというケースがあります。そのため、トレーナーに選ばれた社員にすべてを任せるのではなく、組織としてのフォローも大切です。
さらに、最近はテレワークの一般化により、OFF-JT、OJTともにオンラインで行われていることが増えています。そこで、オンラインでの研修が円滑にいくように、システム的なサポートも必要です。
2.OJT研修を効果的に進めるために
OJTでは「4段階職業指導法」が用いられます。その４段階とは以下のようなものです。
SHOW（やってみせる）
トレーナーが育成対象者に対して、業務のお手本を見せます。
TELL（説明する）
口頭で業務の内容や、なぜそのようにやるかを説明します。
DO（やらせてみる）
育成対象者に実際にやらせてみます。
CHECK（評価・指導）
評価をフィードバックして本人に考えさせたり、トレーナーがアドバイスをしたりします。評価はできるだけポジティブに伝えるのが良いでしょう。
以上の4ステップの中で育成対象者の成長は促されていくと考えられます。では、実際にOJTを効果的に行うにはどのようにしたら良いのでしょうか。以下、解説します。
担当者だけに任せず組織全体で遂行する
上述のようにトレーナー担当になった社員も、本来の業務がある上に指導のプロではないため、どうしても完璧とはいきません。指導がうまくいかないときはトレーナーの負担も大きく、ストレスをためてしまいがちです。
トレーナーの負担が大きくなってきていると判断したら、周囲がフォローをすることが大切です。育成対象者は組織全体で育成するという意識を持ち、トレーナーが忙しくOJTに費やす時間がとりにくいときは、育成対象者に対し周囲の社員が声をかけるようにすると良いでしょう。
トレーナー自身へも、OJTを始める前に新人育成に関する研修を行ったり、指導のことで悩みが出たときに上司が積極的に相談にのったりすることも大切です。また、育成担当者としての実績に評価を与えるなど、トレーナーに向けたサポートも考える必要があります。
計画立案は明確な目標設定から
会社の理想の人材像を元に、OJTではどこまでの成長を望むか明確な目標を立てることが大切です。その目標から逆算してOJTのスケジュールを策定します。
計画通りに進んでいない場合には、定期的な振り返りも大切です。また、途中でワークショップの手法を取り入れるのも良いでしょう。ワークショップとは参加者が主体となって行う体験型の講座です。
ワークショップの中では、育成対象者に現在の知識やスキルを振り返らせ、自分でゴールの設定をするようにしてみてください。そして、ゴールに到達するために必要なスケジュール、教育法などを考えることによって育成対象者の姿勢が能動的になり、学習定着率も高まりやすくなります。
育成対象者の傾向を把握する
OJTでは、個々に合わせた育成を行うのがポイントです。新卒なのか、中途採用なのかでもOJTのやり方が変わります。新卒であればビジネスマナーなど初歩的なことも指導する必要がありますが、中途採用であれば実践的なことからスタートができます。
また、育成対象者の個性やスキル、知識、ストレス耐性などについて、できる限り事前に把握し、柔軟に育成を行うことは人材の会社への定着につながりやすくなります。もし、スキルがまだ足りていない状態で、高度なことを要求すれば、それが大きなストレスにつながりかねません。
一方、スキルや知識が十分にあるにもかかわらず、初歩的で簡単な作業ばかりを繰り返し行わせていては、育成対象者のモチベーションが下がる可能性があります。大人数で行うOFF-JTではないので、個人に合わせた研修を行うようにしてみてください。
OJTは継続的に行うことが大切
仕事は実体験を通じて何度も繰り返してトレーニングをすることで身になっていくことが多いため、OJTは継続的に行うことが大切です。
また、OJTには向いている業務と向いていない業務があります。向いている業務としてはルーティーンがある業務です。営業や事務、販売などはOJTに向いていると言えるでしょう。一方、プロジェクトごとに参加メンバーが異なったり、業務内容にイレギュラーが多かったりする仕事はOJT向きとは言えません。
ちなみに厚生労働省「職業能力開発関係資料集」によると平成26年度の調査ではOJTを重視すると回答をした企業は7割を超えていました。その中でOJTを実施している業種として多かったのが、建設業、金融業、保険業などでした。いずれも、繰り返して行うトレーニングを必要とする職種がある業界であり、OJTが向いていると言えます。
3.OJT・OFF-JT研修のサポートはTKPにおまかせください
OJTを成功に導くにはまず、トレーナーとなる先輩社員や上司へ向けた研修も大切です。TKP研修ネットでは新人研修だけではなく、階層別や目的別の研修をさまざまに用意しています。人材育成や管理職層に関する研修も豊富で、新入社員育成担当者になったときのための「育成担当者研修」、職場のリーダーとして必要な能力を身につけるための「リーダーのためのマネジメント能力向上」などもあり、組織の中での人材育成に対しての課題解決にも役立てていただけます。
ほかにも、OJT、OFF-JT問わず、研修をバックアップするメニューを多数用意。集合研修における会場、設備、講師の用意や、コロナ時代に適応したオンライン研修のサポート、入社式をはじめとした大規模な社内イベント・会議の各種手配もおまかせください。また、各企業様の業務や目的に合わせたオーダーメイド研修にも対応しています。
4.まとめ
今回は職場で業務を通じて人材育成を図るOJT研修について見てきました。OJTは会議室などで行う集合研修のOFF-JTと異なり、実際の業務と同時進行で行います。OJTによって育成対象者はより早く業務に慣れるなどのメリットもありますが、指導の担当となった社員の負担が大きいという問題点があります。そこで、チーム全体でフォローができる体制を設けると共に、トレーナー担当の社員に対する研修などもお考えください。