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研修ネットコラム

著:日本能率協会 KAIKAプロジェクト室 山崎賢司

スケジュールを眺めてみよう

 出張に思う

 ビジネスパーソンにとって出張はよくある話です。出張は辞書的には、他の地域や場所に臨時に派遣されることを指し、 一般的には一日以上職場を離れることを意味するようです。 最近では、テレワークやリモートワークに関する様々なIT関連ツールなどが増え、複数での電話(+映像)会議なども日常的に使われるようになってきましたが、 それでも平日の駅や飛行場は出張だと思われるビジネスパーソンがたくさんいらっしゃいます。
 先日、遠隔地を連続で転々と1週間の出張をし続けたのですが、その間にお会いする人やメールのやりとりをする人からは、 口をそろえて「お忙しいですね」「大変ですね」という言葉をかけていただきました。 半分はご挨拶言葉のようなものなので、私も逆の立場になると、相手にそう声をかけるとは思うのですが、 よくよく考えるとそれほど「忙しい」というわけではないのです(やや語弊がありますが)。 忙しいことは確かなのですが、それはイコール仕事をしているというわけではないということです。 丸一日出張に出かけて、2時間の商談をしたとしたら、仕事という意味での「価値」は2時間で、その他はほとんど移動時間なのです(もちろん移動時間にも仕事をすることが多いのですが)。 つまり出張が多いと、自分に対して「私は忙しい」という悪い意味での勘違いをしてしまっている自分に気づいた、という話です。
 確かに出張は身体的にも疲れますし、手当(日当)がつく会社も多いことからも、負荷が大きいことは確かです。 ですが、それ以上に「本来やるべき仕事に手を付けない自分」、「自己啓発を怠る自分」への言い訳に使ってしまっては、もったいないと思うのです。

見方を変えて思考を変える

 「人は自分に巧妙に嘘をつく」と仰る経営者にお会いしたことがあります。全てとは言いませんが、そういう側面があるのかもしれません。 スケジュール帳に来週の予定が埋まっていたならば、なんとなく安心感を覚え、何も埋まっていなければ不安になるという気持ちは分かります。 しかし、移動や作業でスケジュールを埋めて、「自分は忙しい」という満足感に浸っていてはだめです。
 そもそもスケジュール帳は忙しくない人には不要なものです。個人のレベルでも組織のレベルにおいても、 本来やらなければならない重要なことが、緊急的なことに押されて手つかずで一年が終わってしまったという話はよくあります。 多くのことが並行して進む中で、やるべきことと優先順位を決め、それを行動ベースで「いつ」に落としたものがスケジュールです。
 そう考えると個人的には、スケジュールは日々のものに加えて年間、月間、などある程度全体を俯瞰して見られるようになっているのが理想のように思います。 短期で緊急的なものを書き込むだけになると、備忘録とTo doリストのようになってしまいます。
 スケジュールは、確実にプロジェクトを遂行するためのテクニカルなツールでもありますが、普段のあるいは知らず知らずの自分の思考を左右するものでもあるのだと思います。 長期的には? 短期的には? という両方の眼で一度スケジュールを俯瞰してみてはいかがでしょうか。



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