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オフサイトミーティング

オフサイトミーティングとは?

「オフサイトミーティング」とは、"off-site meeting"という英語をそのままカタカナにしたもので、直訳すると「現場を離れた場所で行われる会議」という意味です。 普段の業務ではオフィスで勤務しオフィスの会議室でミーティングを行っていることと思いますが、 事業の戦略検討など重要な課題や案件を検討する場合は、日頃の環境から離れた場所でのオフサイトミーティングを実施するとよいでしょう。

オフサイトミーティングには、日常業務から離れることで会議に集中出来るといったメリットや、環境を変えることで発想の転換が起こり新しい発想が出てくるといったメリット、 環境が開放的になることによって腹を割って話しやすい雰囲気となるといったメリットがあります。

また、社内研修の一環としてオフサイトミーティングを行う企業もあります。その場合は座学だけではなく、 グループワークもプログラムに組み込むとよいでしょう。そのほかオフサイトミーティングでは活発な議論やチームビルディングのために、 ミーティングだけではなく余興やレクリエーションをプログラムに盛り込むこともあります。

ミーティングに欠かせない役割「ファシリテーター」

オフサイトミーティングにファシリテーターは欠かせません。ファシリテーターとは会議やミーティングなどにおいて、中立的な立場から他の参加メンバーの様子を見つつ、 会議の目的を達成するために場の進行を行うことで問題解決や合意形成を導く人のことです。

ファシリテーターの仕事は会議のスムーズな進行に留まらず、会議までの段取りから会議の場の雰囲気づくりまで行います。場合によっては「事務局」と呼ばれることもあります。

ではなぜミーティングにファシリテーターが必要なのでしょうか。会議にファシリテーターが必要な理由は、 ファシリテーターが会議を進行することで、その会議の議題や課題を見失うことがなく、最終的な結論にまで会議を持っていくことが出来るからです。

会議では複数のメンバーが集まり、それぞれの立場の利害や人間関係から発言がなされます。ただでさえ人は自分の考えや意見を曲げることが得意ではない上に、 関わっている仕事の利害が関わるとなると一筋縄ではいきませんよね。時には会議をしていたつもりが、ケンカ一歩手前となってしまうこともあるでしょう。 そんなときファシリテーターは、議題と進行のイニシアチブを取り軌道修正を行います。

こうすることで、せっかくのオフサイトミーティングの場の雰囲気を悪くすることを回避したり、無駄な時間を費やさずに済み、気持ちの良い意思決定に至ることが出来ます。

ファシリテーターにとって大切なのは「中立的な立場」

ファシリテーターにとって大切なことは中立的な立場を守ることです。なぜならファシリテーターが会議の本来の趣旨と目的を見失わないことによって、 スムーズな会議進行と意思決定が可能となり、会議のゴールを見失わずに済むようになるからです。

またファシリテーターがどちらかの意見に肩入れすることで、偏りのない意見が出にくくなってしまうこともあります。 発言した人の意見が他のメンバーに上手く伝わっていない時は、ファシリテーターが簡潔にフォロー・代弁すると会議が円滑に進むでしょう。

このように、中立的な立場であるからこそファシリテーターの役目を果たすことが出来るのです。

レクリエーションでより効果的なオフサイトミーティングに

オフサイトミーティングでは、会議だけではなくチームの親睦を図るためのプログラムも行程に盛り込むと良いでしょう。 具体的にはチーム対抗の宝探しゲームや、キックベースなどの簡単なスポーツイベント、バーベキューやカレーづくりなどもチームの親睦を図り チームビルディングを行うには良いアクティビティになります。

オフィスでは見られないチームメンバーの一面を見ることで相互理解が進み、オフサイトミーティング期間に留まらずオフィスに戻ってからもコミュニケーションが 円滑になるなどといった良い結果をもたらすでしょう。

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